働き方改革という政策もあってか多くの企業がノー残業デーの設定や完全消灯などで残業を極力なくそうとしている。
そんな中問題になっているのは隠れ残業だ。
隠れ残業
21時完全消灯の会社では時間通りに消灯が行われる。
しかし社員は帰らず近くの喫茶店を予約してはそこを会議の場所にしていると言うのだ。
しかもその喫茶店代は自腹だと言う。
社員のIDを管理している会社のパソコンは一定以上の残業時間を過ぎるとログインすることが出来なくなる。
しかし社員はパソコンではなく書類でのオフラインの作業をしたり、持ち込んだパソコンを使ってオンラインにつなぐ必要のない仕事を続ける。
せっかくの働き方改革もこう言った隠れ残業社員のおかげで無意味なものになっている。
誰の為の残業なのか
残業をすると言うことは、その時点で終了できない何かしらの事態を抱えているはずだ。
しかし、それは一体誰の為の残業なんだろうか。
私が残業していた当初というのは接客業でレジ打ちをしていた時だ。
レジ打ちは急にストップする事は出来ない。お客さんが並んでしまうからだ。
それでも終了10分前には休止の看板を立てるが、大量に購入されるお客様もいると時間を過ぎてしまう。
その後清算やチェックや書類の記入がある為、残業をすると言う結果になってしまうわけだが、私は果たすべき仕事は果たしたと考えている。
これは自分の過失でもなんでもなく、単純に時間を過ぎてしまっただけの話だ。
これは仕方のない事だと私は思う。
では、会議なんかはどうだろうか？
緊急を要する会議ならば仕方がないが、ある程度の時間調整は出来るのではないか。
資料がいるようなプレゼンテーションならば何週間も前に資料を作り始めればいいのではないか。
自分が功績を建てるための残業なんてものは愚の骨頂で、そうやって詰め詰めにしていればミスが起きるのも当たり前だ。
効率的と言う言葉を勘違いしている
効率的な働き方というものはいくらも見かけるがそれが実践されたり正しかったりする保証はどこにも無い。
例えばプレゼンテーションで、どこまで細かく説明する必要があるのかを事前に考えておくべきだ。
細か過ぎる仕様は書類に記載しておけば、詳しくは資料をご確認下さい。とすればいい。
質問事項もどんな質問が来るかを事前に予測しておき回答を載せておけば「ご質問ありがとうございます。その質問であれば資料の何ページ目に記してありますので確認下さい」と言えるし、「その他質問があれば記載のメールアドレスまで送信ください」としておけば相手も資料をチェックする時間が出来るし気兼ねのない質問を引き出しやすい。
時間を以下に短くし的確な物が用意できるかが効率化であって、1から10まで説明することが効率的な事ではない。
人間の脳みそはある程度の事を理解できるのだから単純化さえしてやればいいのだ。
無駄な補足はただの非効率化と言えるだろう。
残業する事を恥ずかしいと思え
残業する事を日本人は美徳と考えている。
それは働いている人の方が偉いというトンデモ価値観がそうさせている。
正しくは「キチンと仕事を時間内に終わらせる人」が偉いのだ。
時間を超えてまで仕事をしなければならないと言うのはその人の資質を疑わせる。
もしかしたら、それは会社の仕事量も問題なのかもしれないが、そう言う場合は出来ないと断る勇気を出さなければならない。
出来ないものを出来ると言って期日に遅れる事が一番支障をきたす。
断り方としては「今はこの作業をしているので、後にしても良いですか？」や「いつまでになら出来る」と自分から言ってしまう。
分担が可能ならば「ここまでは自分がやるので、他は別の人に回してもらうか待ってもらえますか」と人を頼る事だ。
1人では絶対に出来ない。
A〜Zをキチンとやってしまう日本人
非効率な人に多いのは、問題Aを終わらせてから問題Bに進む人だ。
実は問題Cならすぐに解けたのに、AとBで時間を使ってしまってCが出来ない
これは非常にもったいない。
すぐに出来る事柄から処理してしまえばなんて事はないのに、出来ないことにいつまでも時間を使ってしまうのが日本人の特徴で、しかもそれを1人でやらなければならないと思っている。
学校でのテストのように上から下になっているものを順々にやってしまうと言う習性がこうさせてしまうのだけど、テストでも解きやすい問題と解き難い問題がある。
解きやすい問題を先に終わらせておくことで、難しい問題に注力・集中することが出来るのだ。
また上司による人員把握能力も要求される。
ABCの仕事を1人に任せるよりも、それぞれ得意な人に分散してしまう方が効率的だ。
これを作業の並列化と言う。
最初から全部を終わらせようとしない
仕事の量にもよるが、その日の内に終わらせられるものと終わらせられないものとがある。
その日の内に終わらせられるものは良いとして、その日の内に終わらせられないものをその日に終わらせようとすれば残業してしまう理由になってしまう。
夏休みの宿題を思い出して欲しいが、夏休みの宿題を1日で終わらせる事は出来ない。
放置しようものなら最終日に焦る事になる。
夏休みの宿題も1日に終わらせる範囲や目標を自分で決めてやってきたはずだ。
そんな風に期日までちょっとずつ作業をこなしていくことが一番効率のいい方法だ。
残業はペイには含まれない
日本人は断ることが出来ないので、よく余計な作業も任されてしまう。
しかし、欧米なんかでは「その仕事はペイには含まれない」として拒否する人が多いのだ。
日本のよくある会社風景の中で私が一番無駄だと思うのはお茶汲みだ。
自分の飲み物くらい自分で管理すればいいと思う。
わざわざ人の作業を中断させてまで他人にお茶を要求する意味が分からない。
コピーも人に頼まず自分ですれば間違いないし、効率化が出来る。
作業の分担は確かに必要なことだが、やるべき事とそうでないものの基準をハッキリと区別した方がいい。
そんなことも出来ない(人に頼む)のは、ハッキリ言えば仕事が出来ない。
まとめ
残業をすることは恥ずかしいことだと日本人は思わない。
それが大きな間違いであるし、労力には対価が必要なのだ。
サービス残業なんてのは、本当に悪しき風習だ。
周りがどうとかではなく、自分はどう働くべきかをもう一度考えて欲しい。
そうすれば、なにが効率的なのか非効率なのかが判断できるはずだ。
特に要らない作業の教養には断る勇気を持って欲しい。
断れない。周りに流される。
これらは非効率しか生み出さない。
本当に仕事ができる人と言うのはどう言う人なのか自分の中で理想となる人物を思い描いて近づいていってほしい。
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